Excelによる人材管理は、従業員数の増加や異動・評価・就業勤怠・給与情報等が分散し始めたら赤信号。更新漏れや属人化、履歴管理の難しさが顕在化したら人材管理システムへの切り替えの目安です。人材管理システムなら情報を一元管理でき、業務効率と正確性を大きく向上させることができます。

各システムを連携させると、従業員情報の二重入力が不要になり、異動や雇用区分変更も即座に反映されるため、反映漏れや入力ミスを防ぐことができます。管理部門の負担も軽減し、将来的な人的資本データの活用にもつながります。

人的資本経営は大企業だけの取り組みではありません。中小企業においても人材の定着や育成は経営に直結するだけに、できるだけ早く取り組むべきです。人材管理システムを活用すれば、従業員情報を可視化することで、無理なく人的資本の考え方を取り入れることができます。

給与計算業務は勤怠・残業・控除・社会保険など多くの情報を正確に反映する必要があるうえ締切が厳しく、法改正や保険料率の変更対応も必要です。中小企業では手作業や個人の経験に頼りやすく、担当者の負担が大きくなりがちです。就業や人材データとシームレスに連携できる給与管理システムを導入することで、工数の削減と安定した運用が両立できるようになります。

導入・運用コストも気になるところですが、そこだけで判断すると、運用が複雑で定着しないことも考えられます。中小企業では、勤怠や人事データとの連携や法改正への自動対応、さらにサポート体制なども考慮したうえで、将来的に人材管理と連携できる拡張性を重視することが、長期的なコスト削減につながります。

まずは就業や給与など、実作業が効率化でき、日常業務への影響が大きい領域から導入するのが現実的です。その後、人材管理へと拡張することで、基礎データが整った状態でスムーズに運用を開始することができます。