月末の勤務情報確認作業が1/4以下に！現場にしっかりフィットする勤怠管理を実現

伊澤様：以前は、紙のタイムカードを使って勤怠を管理しており、申請から集計まで多くの手作業が発生していました。
社員は、タイムカードの打刻内容に加えて、超過勤務命令書や振替休日取得届をもとに、「勤務状況報告書」を手書きで作成し、所属長へ提出するという運用でした。
所属長はそれらを突合したうえで、「勤務状況報告書」や関連書類一式を本社に提出。
その後、「タイムカード」「超過勤務命令書」「振替休日取得届」「勤務状況報告書」「休日・待機管理表」の5種類の書類を、役員を含む管理者4名で4重にチェックを行っていました。最終的に社長が確認し、ようやく給与計算に入るというプロセスでした。

帳票類はExcelで作成していたものの、記入は手書き、押印も必要だったため、アナログな運用が社員にとっても大きな手間となっていました。
管理者側も毎月約60名分の書類を確認する必要があり、私ひとりの確認作業だけでも半日以上。修正対応を含めると、管理者4名で延べ４日以上を費やしており、毎月かなりの業務負担となっていました。

また、Excelでシフトスケジュールを作成していますが、葬儀業ですので急な勤務も多く、スケジュール通りにいくことはほとんどありません。休日の変更も多く、振替休日の繰り越しが積み重なることも。毎日当たり前に起こりますし、3～4回休日の予定を変更してやっと取れるということもよくありました。その辺の修正や管理は大変でしたね。

加藤様：検討を始めたのは、2024年4月頃です。私が常務だった頃に、先ほどお話しした勤怠報告書類の突合作業に携わったことがあり、そのときに「これは無駄な作業ではないか」と強く感じていました。社長に就任してから、その問題を解決すべく地域密着の販売店に相談したところ、勤次郎をご紹介いただきました。

加藤様：導入前に課題となっていた、勤怠や申請書類の作成・突合作業の効率化については、大きな効果を実感しています。Universal 勤次郎を導入したことで、延べ4日ほどかかっていた確認作業が、現在では半分以下の時間で済むようになりました。いずれはこの作業自体が不要になるのではと期待しています。
従業員にとっても、非常に使いやすいシステムだと思います。トップページのボタン表示は、管理者や一般社員など立場や利用する機能に合わせてカスタマイズできるため、操作に迷うことがなく、打刻や申請ができます。
また、以前は事務所に出勤してからタイムカードの打刻が必要でしたが、Universal 勤次郎を導入したことでスマートフォンで打刻できるようになりました。さらには、GPS機能で位置情報を記録することができるため、出勤場所を正確に把握できるようになり、現場へ直行できるようになった点も大きなメリットです。

伊澤様：全体の勤務実績をリアルタイムで把握できるのも、大きなメリットですね。
残業時間や勤務時間の偏りもすぐに確認できるので、労務管理の面でとても助かっています。

また、夜勤手当や特殊勤務手当、宿泊手当など、当社ではさまざまな手当がありますが、Universal 勤次郎では標準の項目に加えて独自の申請項目も自由に設定できるので、現場のルールに合わせた柔軟な運用ができるようになりました。わからないことがあっても、コールセンターに問い合わせれば、いつも的確でわかりやすく対応していただけるので、とても心強いです。
まだ活用しきれていない機能もあるので、今後もサポートを受けながら実際に操作を試しつつ、さらに活用の幅を広げていきたいと思っています。