ファイテン株式会社は「すべては健康を支えるために」を企業理念とし、数々のスポーツ・健康・美容商品を世に送り出してきました。オンリーワンの技術開発に注力しており、世界各国で100以上の特許を取得しています。
全国に150店舗以上を抱える同社では、「Universal 勤次郎　就業・勤怠管理」をどのように活用して、勤怠管理を行い、働き方改革を実現しているのかを伺うために、京都府京都市中京区の本社を訪問しました。

宮本様：当社では2008年頃から勤次郎Enterpriseを使用しており、長年にわたり安定的に勤怠管理を行ってきました。しかし、旧システムはオンプレミス型であり、法改正や制度変更が発生するたびに設定変更やアップデートが必要となるなど、運用面での柔軟性に限界を感じていました。近年では、働き方改革関連法の施行や、時間単位年休の導入検討など、労務管理を取り巻く環境が大きく変化しており、これまでの仕組みでは対応が難しくなってきていました。

そうした中で、Universal 勤次郎がリリースされたことを知り、クラウド型でありながら、法改正や運用変更にもスムーズに対応できる新システムとして注目しました。勤怠管理の精度と効率を高め、かつ柔軟な運用体制を整える必要性を強く感じていたため、すぐに導入を前向きに検討し始めました。

宮本様：旧システムはオンプレミス型で、法改正や就業規則の変更に対応するたびに、設定変更や、システムのアップデートが必要でした。さらに、これらの作業は勤次郎株式会社に依頼する必要があり、社内での調整や要件定義、テスト運用などを含めると、多くの時間とコスト、そして人的リソースを割く必要がありました。日常の運用を継続しながらこれらの対応を行うことは、現場と人事部双方にとって大きな負担となっていたのです。

さらに、複数拠点にまたがる管理体制においては、現場の実情を反映した対応が必要となる一方で、統一的なシステム運用も求められており、オンプレミス型では柔軟な調整が難しい状況でした。このような背景から、システムの限界を感じ、継続的・効率的な運用のためには新しい選択肢が必要だと強く認識するようになりました。

宮本様：当社では複数の店舗を展開しており、本社と店舗でそれぞれ異なる就業形態を採用しています。シフト勤務や応援勤務など、勤務パターンも多様化するなかで、それぞれの働き方に柔軟に対応しつつ、効率的に勤怠管理ができるシステムを導入する必要性を強く感じていました。

また、今後の働き方改革を見据えて、時間単位年休制度や変形労働時間制の導入も検討していたため、現行の運用に対応できるだけでなく、将来的な制度変更にも対応可能な、柔軟性と拡張性を備えたシステムであることが重要な選定ポイントとなっていました。

さらに、旧システムはオンプレミス型を使用していたため、次々と発生する現場からの要望や、頻繁な法改正への対応には、その都度設定変更やアップデートが必要で、毎回多くのコストと時間を要していました。業務の属人化や、運用面での負担も問題となっていたことから、よりスムーズかつ効率的な運用を目指して、クラウド型への移行も並行して検討していました。
本社と店舗、それぞれの複雑で異なる就業形態にフレキシブルに対応し、かつ双方を一元的に管理できるシステムは、比較検討した中ではUniversal 勤次郎だけでした。導入後の拡張性やサポート体制も含めて、安心して運用を任せられると確信し、移行を決めました。

宮本様：とても使いやすく、満足しています。細かなUIやUXが改善されていて、「これこれ！」と思えるポイントが随所にありました。特に、設定フローが非常にわかりやすくなった点は大きいです。たとえば、「この設定のあとにこの作業を行う」といった順序が画面上で明確に表示されているため、以前のように“覚えていないと操作できない”といった属人化のリスクを減らすことができました。

また、旧システムでは有償カスタマイズが必要だったために諦めていた運用や、手作業で対応していた部分も多くありましたが、Universal 勤次郎に移行してからは設定の自由度が格段に向上しました。たとえば、時給単価が異なる時間の集計や残業時間の計算方法なども自分たちで柔軟に設定できるようになり、弊社の要望に合わせた運用の見直しもスムーズに進められるようになりました。

宮本様：一つは、勤怠の二次チェック運用を新たに導入しました。これまでは人事部がエラーチェックを一手に担っていましたが、現在は各所属長もチェックを担う体制に変更しました。申請の承認は以前から所属長が行っていましたが、エラー内容までは把握できていませんでした。Universal 勤次郎では、部下の勤怠状況やエラー、アラートの確認がしやすくなったため、こうした新たな運用が実現しました。これにより、所属長から部下への声かけが自然に行われるようになり、システムの使いやすさも相まって、人事部に届く段階でのエラーやアラートが大幅に減少しました。結果、人事部の工数削減につなげることができています。

導入当初は、所属長からの問い合わせも多くありましたが、それは勤怠管理に対する意識が高まってきている証拠と前向きに捉えられました。「このエラーにはこの対応で合っていますか？」という相談が寄せられ、それに答えることで所属長が部下に正しい対応を伝える流れができつつあります。このようなやりとりを通じて、勤怠管理に対する従業員全体の意識も着実に高まっていると感じます。

今後この運用がさらに定着すれば、従業員がエラーを自ら解決できるようになり、最終的にはエラーゼロで締め作業を終えられる状態を目指せると考えています。勤怠管理に対する社内全体の意識が確実に高まっており、大きな変化が起きていることを実感しています。今後さらに意識が深まっていけば、残業削減への取り組みにもつながっていくと期待しています。

宮本様：公正かつ公平な給与支給を実現するため、以前は、たとえば6時間勤務の方が7時間働いた場合でも、自動的に7時間分の給与が支払われる仕組みになっていましたが、現在は必ず申請してもらう運用にしています。
これにより、会社として本来支払うべき対象の労働時間の管理がより明確になり、適切な給与支給ができるようになりました。

宮本様：Universal 勤次郎に対する従業員からの評価は非常に良好です。まず、画面のデザインが親しみやすく、操作も直感的で分かりやすいという声が多く寄せられています。特にITリテラシーに不安のあるスタッフからも、「迷わず操作できた」「前よりストレスが少なくなった」といった声が寄せられており、システムへの心理的ハードルが下がったように感じます。

また、移行をきっかけに時間単位の年休制度も導入することができ、「柔軟な働き方がしやすくなった」「急な用事にも対応しやすくなった」といった、働きやすさを実感するフィードバックが増えてきました。

さらに、会社側でエラーやアラートのルールを柔軟に設定できるようになったことで、従業員にとっても注意点が明確に伝わるようになり、対応へのストレスや不安も軽減された印象です。結果として、個々の勤怠に対する意識が高まり、エラー件数の減少にもつながっています。

宮本様：今後は店舗運営におけるさらなる業務効率の向上を目的として、シフト作成にかかる負担の軽減に取り組もうとしています。具体的には、パート・アルバイトの従業員がスマートフォンから希望休や勤務希望を入力し、それが自動的にスケジュールに反映される仕組みを導入することで、店長によるシフト作成作業をよりスムーズに行える仕組み作りを目指しています。このように現場をサポートする上でもUniversal 勤次郎をさらに活用していければと考えています。

Universal 勤次郎　就業・勤怠管理への移行を通じて、多様な働き方に応じた運用の見直しや制度の導入を積極的に進められ、従業員の皆さまがより働きやすい職場づくりを実現されているご様子を伺い、大変嬉しく存じます。
今後も、より一層Universal 勤次郎をご活用いただけるよう、しっかりとサポートさせていただきます。
お忙しい中、取材にご協力いただき誠にありがとうございました。

※掲載内容は2025年3月時点のものです。