紙・別システムとの併用から脱却！スマホで広がる働き方改革

小松様：
当社では長年、オンプレミス型の「勤次郎Enterprise」を利用し、主に所属長が日々の勤怠実績の確認やシフト作成、休暇管理などを行っていました。必要な機能は一通り揃っていたものの、法改正や制度変更に対応する際には、その都度設定変更やアップデート作業が発生し、運用面での柔軟性には限界を感じていました。 特に、働き方改革関連の法改正や今後の制度変更を見据えた際、より迅速で現場にも開かれた勤怠管理の仕組みが必要であるという認識が強くなっていました。そうした中で、2023年7月頃に御社のホームページで「Universal 勤次郎」がクラウド型として新たに提供されていることを知り、関心を持ったのが検討のきっかけです。 クラウド化によって法改正や運用変更にも柔軟に対応できることに加え、現場の従業員にも開かれた勤怠管理が実現できると感じ、「Universal 勤次郎」への移行を前向きに検討するようになりました。

小松様：
旧システムを運用するうえで特に困っていたことは、現場の従業員の多くが社内でPCを使用しない環境にあったため、勤次郎Enterpriseの申請機能がほとんど活用できなかったことです。その結果、勤怠の申請や承認は紙や別システムで行わざるを得ず、申請内容の食い違いや、手入力による修正ミスといったヒューマンエラーのリスクが常に付きまとっていました。 また、従業員自身がシステムを通じて自身の勤怠情報をリアルタイムで確認することもできず、「自分の勤務時間がどう記録されているのか分からない」といった声も現場から上がっていました。こうした点は、日常的な運用の非効率さだけでなく、従業員の勤怠管理に対する意識や透明性の観点でも大きな課題だったと感じています。

戸島様：移行にあたっては、当社が使用している給与計算システムが勤次郎Enterpriseと連動していた関係上、通常のようなテスト稼働を行うことができませんでした。つまり、Universal 勤次郎を仮環境で動かしてチェックする、というステップを挟むことができなかったんです。そのため、移行前には勤次郎Enterpriseで打刻された実際のデータをUniversal 勤次郎側に取り込んでもらい、計算結果や出力内容に差異が出ないかどうかを比較・確認するという方法で事前チェックを行いました。これは非常に重要な作業で、慎重に検証を重ねました。
さらに、打刻機についても、システムと同じく切り替え当日までは変更できなかったため、「Universal 勤次郎側に正しく打刻が反映されるか」という確認も、実際に運用が始まるまで不安が残る状態でした。ただ、切り替え日を意図的に日曜日に設定したことで、通常より出勤者が少なく、比較的リスクの低い環境でスタートできたのは大きかったと思います。当社は基本的に365日・24時間稼働していますが、日曜日だけは人の動きが少ないため、最初の運用負荷を軽減することができました。
また、社内では移行に先立って、「勤次郎Enterpriseではこうだったが、Universal 勤次郎ではこう変わります」といった比較資料を作成し、上長を対象とした説明会を複数回実施しました。これにより、操作の流れや設定変更のポイントなどを事前に共有できたことは、スムーズな移行につながった要因のひとつだと感じています。
一方で、Universal 勤次郎から新たに活用することになった申請系の機能については、従来の勤次郎Enterpriseでは使用していなかったこともあり、「説明会だけでは理解が難しい」「実際に触ってみないと分からない」という声も一定数ありました。こうした新機能に関しては、運用開始後のフォローアップも見越して、現場からの質問や不明点にも柔軟に対応できる体制を整えています。
結果として、テストなしという制約の中ではありましたが、事前準備・段取り・社内連携によって、想定以上に大きなトラブルもなく、現場に大きな混乱を与えることなく切り替えを完了することができたと思います。

小松様：
従業員の利用状況については、以前の勤次郎Enterpriseで慣れ親しんでいた基本的な操作感がUniversal 勤次郎にも踏襲されていたため、移行後も大きな混乱はありませんでした。UIが刷新され、より視認性が高くなったことで、業務に不慣れな一般従業員でも直感的に操作できるようになり、ログイン率や申請数も目に見えて向上しています。
特に、これまでPCに不慣れだった現場従業員やアルバイトでも、スマートフォンからスムーズに打刻や各種申請が行えるようになった点は大きな変化でした。これにより、従業員一人ひとりが「自分の勤怠を自分で管理する」という意識を持つようになり、勤怠記録の正確性が高まり、申請の遅延も大幅に減少しています。
運用開始当初は多少の戸惑いが出ることも想定していましたが、実際には問い合わせも最小限にとどまり、スムーズに定着しました。現場からは「見やすくなった」「スマホで使えるのが便利」といった声が多く上がっており、今では従業員の日常業務にしっかりと根付いていると実感しています。

小松様：
今後は、スマートフォンの活用をさらに広げていく予定です。これまで当社では、従業員証カードを発行し、それを使って打刻を行っていましたが、カードの作成には一定のリードタイムが必要で、特に入社直後のタイミングでは「カードが届くまで打刻できない」といった状況が発生することもありました。その間に入社を辞退するケースもあり、現場からも改善を求める声が上がっていました。
そうした背景もあり、スマートフォンを活用すれば、入社初日から即座に打刻が可能となり、カードの制作・管理の手間からも解放される見込みです。また、派遣スタッフのようにグループ外の現場で勤務する従業員についても、タイムレコーダーの設定が不要なスマートフォン打刻により、位置情報と連携した柔軟な運用が可能になると考えています。これにより、管理側の負担も大きく軽減される見通しです。
加えて、時間単位での有給休暇の運用も今後進めていく予定です。すでに社内でも検討が進んでおり、従業員がより柔軟に休暇を取得できる環境を整えることで、ワークライフバランスの向上や、より働きやすい職場環境の実現につなげたいと考えています。

Universal 勤次郎　就業・勤怠管理への移行を通じて、多様な働き方に応じた運用の見直しや制度の導入を積極的に進められ、従業員の皆さまがより働きやすい職場づくりを実現されている様子を伺い、大変嬉しく存じます。
今後も、より一層Universal 勤次郎をご活用いただけるよう、しっかりとサポートさせていただきます。
お忙しい中、取材にご協力いただき誠にありがとうございました。

※掲載内容は2025年6月時点のものです。