医療現場に寄り添った勤怠管理で業務効率化と働き方改革を同時に実現

高橋様：
以前は、紙のタイムカードで勤怠管理を行っており、有休申請や残業・遅刻・早退などの申請もすべて紙に記載し、上司へ提出する運用でした。月末には、職員一人ひとりが1か月分の勤務状況を手書きで申請書にまとめ、上司が確認したうえで、事務管理課に提出していました。
事務管理課では、紙のタイムカードと申請書の内容を1人ずつ突き合わせ、間違いがないかを手作業でチェックしていたため、非常に時間と手間がかかっていました。まず、紙の打刻と出勤日が合っているかの確認から始めなければならず、集計作業だけで半月ほどかかることもありました。

また、常勤職員は月末締め、非常勤職員は10日締めと雇用形態によって締め日が異なるため、事務管理課には毎月2度の大きな作業の山場がありました。職員が記入する手間はもちろん、それを確認する上司や最終的に給与に反映させる事務管理課の負担も大きく、非常に非効率でした。
さらに、すべて紙で管理していたため、一定期間は物理的に保管し続ける必要があり、管理スペースの確保も課題でした。有休消化日数についても別のExcelファイルで管理しており、情報の分散も問題となっていました。

中島様：
以前は、職員から提出される紙の申請書をもとに、時間外労働の集計や有給休暇の計算を行い、給与計算データへ変換するまでに1週間以上かかっていました。
それがUniversal 勤次郎を導入してからは、2～3日で確認・出力まで完了できるようになり、業務の効率が格段に上がりました。
また、時間外労働や夜勤手当など、複数ある手当の計算も自動化されたことで非常に助かっています。以前は電卓を片手に手作業で対応していたため、計算ミスのリスクも大きく、常に気を張っている状態でしたが、今はその心理的負担がかなり軽減されました。
職員全員の給与に関わる重要な業務だからこそ、安心して作業できる環境が整ったのは大きな変化です。

高橋様：
導入前から特に期待していた様式9の自動作成機能は、想像以上に役立っています。勤務予定と実績のデータをもとに、必要な情報が自動で反映されるため、従来は手作業で行っていた帳票作成の工数が大幅に削減されました。
制度上求められる書式を正確かつ効率的に作成できるようになったことは、現場にとって価値のあるシステムだと改めて感じています。

森様：
部門管理者からは「申請や承認処理が楽になった」という声が多くあがっています。部署によっては、1人の管理者が10〜20名の部下を担当しているケースもあり、従来はその人数分の紙のタイムカードや申請書類を一枚一枚確認する必要がありました。
Universal 勤次郎では勤務状況をシステム上でいつでも確認できるため、月の途中でもエラーに気づいた時点で修正できるようになり、締め日後にまとめてチェックする負担が軽減されました。

高橋様：
組織全体で働き方への意識が向上したように感じます。Universal 勤次郎では、時間外労働の状況をリアルタイムで集計できるほか、30時間を超える前にアラートが出る設定にできることで、部門管理者は事前の把握と、対象の職員への迅速なフォローが可能になりました。加えて、職員自身も時間外労働を簡単かつリアルタイムで確認でき、有給休暇もシステム上で申請から承認、残数管理までワンストップで実現できるようになったことで、職員一人ひとりが、時間管理や休暇取得の重要性を自覚し、主体的に働き方を考えるようになっています。

Universal 勤次郎 就業・勤怠をご導入いただき、これまでアナログ管理で手間がかかっていた業務が効率化され、職員一人ひとりの働き方への意識も向上されたと伺い、大変嬉しく存じます。今後もUniversal 勤次郎をより有効にご活用いただけるよう、引き続きしっかりとサポートさせていただきます。お忙しい中、取材にご協力いただき誠にありがとうございました。

※掲載内容は2025年6月時点のものです。