医療法人社団優慈会 佐々木病院は、埼玉県深谷市にある地域密着型の医療・介護機関です。
「病気を診ずして、病人を診よ」を診療の基本理念に、多くの専門医や熱意あるスタッフと共に、地域医療・救急医療に取り組んでいます。療養病棟や老人保健施設を備え、外来・入院治療から退院後の介護まで、一貫した医療・介護体制を提供しています。
また、職員の働きやすさとチームワークを重視した運営体制により、安定した医療の提供を実現しています。
今回は、医療・介護の現場で求められる複雑な勤怠管理にUniversal 勤次郎でどのように対応しているのかをお伺いするため、埼玉県深谷市にある佐々木病院様を訪問しました。

前原様：20年以上前からICカードを使ったタイムレコーダーを導入していましたが、アナログ管理であったため、運用面での課題を感じていました。
旧システムでは、「出勤」「退勤」の打刻しか記録できず、夜勤入りや明けなどの勤務形態を判別できませんでした。そのため、総務課の私が一人ひとりの打刻記録を確認し、夜勤かどうかなどを判断して手動で修正する必要がありました。

また、残業や休暇の申請は紙とExcelで行っており、申請内容と打刻記録を一件ずつ照合し、誤りがあればこちらも修正していました。
シフト作成も手作業で、各部署がExcelで作成したものを私が取りまとめてシステムへ入力していました。部署ごとにフォーマットが異なるため調整に手間がかかり、毎月かなりの工数が発生していました。

さらに、打刻忘れや申請漏れ、不明な記録があるたびに、メールや電話で従業員に確認する必要がありました。その都度対応をお願いすることで従業員の業務を中断させてしまい、双方にとって負担になっていたと感じます。

加えて、一人一台のPCがある環境ではないため、従来のシステムは各拠点から閲覧できず、私だけが確認できる状態だったため、「休暇の残数を教えてほしい」といった問い合わせが頻繁に寄せられ、確認と対応にも多くの時間を取られていました。

前原様：システムを選定するにあたり、最も重視したのは「シンプルで操作性が良いこと」でした。総務課が扱う管理画面だけでなく、日々打刻や申請を行う現場の従業員にとっても、直感的に操作できるシンプルな設計であることが不可欠だと考えていました。というのも、現場では一人一台のPC環境が整っているわけではなく、ICTリテラシーにも個人差があるため、難しい操作や複雑な手順が必要なシステムでは、日常的な運用に支障をきたしてしまうからです。

森山様：医療・福祉業という業種特有の、複雑で多様な勤務形態に対応できる柔軟性も求めていました。夜勤や日勤、早出・遅出など、シフトのパターンも多岐にわたる中で、細かな勤務設定やイレギュラーな対応ができることは、システム選定において大きなポイントでした。
Universal 勤次郎は、UIUXが非常に洗練されており、システムに不慣れな方でも迷わず使える設計になっていると感じました。実際にデモを拝見した際も、打刻や申請の操作が分かりやすく、これなら現場でもスムーズに運用できると思いました。

さらに、複雑な就業ルールやシフト体系にも柔軟に対応できる設計であることが分かり、私たちのような業種でも十分にフィットするという安心感がありました。システムの導入がゴールではなく、全社員が日常的にストレスなく使い続けられることを最優先に考えていたので、そうした点でUniversal 勤次郎は非常に理想的なシステムであり、導入を決断する決め手となりました。

前原様：はい。全体としては非常にスムーズに利用できていると感じています。もちろん導入直後は、操作に慣れていない方から、イレギュラーな勤務パターンや申請方法についていくつか問い合わせをいただくこともありました。しかし、それも最初のうちだけで、操作に慣れるまでの時間は思っていたよりも短く、多くの方がすぐに使いこなしてくれるようになりました。

今回の導入に合わせて、各部署に1台ずつ共有のPCを設置したことで、従業員自身が残業時間や有給休暇の取得状況などを簡単に確認できるようになった点も、大きな変化の一つです。これまでは、その都度総務課に問い合わせをしていただく必要があり、私たちも個別で対応していたのですが、その手間がなくなり、従業員・人事双方の負担が大幅に軽減されました。

現場のスタッフからも「使いやすい」「分かりやすい」「手続きが楽になった」といった声を多くいただいており、システムの導入が業務効率だけでなく、心理的な負担の軽減にもつながっていると実感しています。従業員が日々ストレスなく使える仕組みであるという点が、導入成功の鍵だったと思っています。

前原様：導入前に期待していた「手作業の削減」という目的がしっかりと達成され、大変満足しています。これまで手間のかかっていた打刻情報の手修正も無くなり、勤怠データの集計や確認作業が効率化され、給与計算期間中の業務負担も大幅に軽減されました。おかげで、以前よりもスムーズに作業を完了できるようになり、特に月末の残業時間が大幅に減りました。

さらに、残業時間や有給休暇の取得状況といった統計データをリアルタイムに確認できる点も大きなメリットです。各施設の管理者が、チームメンバーの勤務実績を簡単に抽出して確認できるようになったことで、労働時間の管理がしやすくなりました。これにより、働き方に対する意識も向上し、マネジメントの質が高まることを期待しています。

森山様：
現時点では、まだ全従業員がすべての機能を十分に使いこなせているわけではありません。そのため、今後は各施設への丁寧な説明を通じて、システムの操作方法や活用のポイントをしっかりと周知し、徐々に現場での定着を図っていきたいと考えています。

また、Universal 勤次郎で取得できる勤怠データを有効に活用し、施設単位での労務管理をさらに強化していく取り組みも進めていきたいと考えています。たとえば、施設長が自部署の残業状況をリアルタイムに確認できるようになったことで、月内の早い段階から残業時間の抑制に向けた対応ができるようになることを期待しています。

加えて、従業員一人ひとりにも「自分の勤怠を自分で管理する」という意識をより高めてもらい、全社的に働き方への意識改革が進んでいくような活用を目指しています。今後も、システムを単なる管理ツールとしてではなく、職場の生産性向上や多様な働き方の推進に役立てていきたいと考えています。

Universal 勤次郎　就業・勤怠管理を導入したことで、企業全体の業務効率化とより柔軟な働き方の実現につながったとのお声をいただき大変嬉しく存じます。今後もUniversal 勤次郎をよりご活用いただけるようにサポートさせていただきます。お忙しいところ、取材へご協力いただき誠にありがとうございました。

※掲載内容は2025年3月時点のものです。