たねやグループ（株式会社たねや、株式会社クラブハリエ、株式会社キャンディーファーム）は、1872年（明治5年）に滋賀県近江八幡市で創業した老舗の和洋菓子製造販売企業です。和菓子・洋菓子の製造販売に加え、喫茶・食事を提供する店舗運営を行い、全国の百貨店や直営店を通じて多くのお客様に親しまれています。四季折々をうつす菓子や素材を活かした製法へのこだわりを大切にしながら、伝統を守りつつ新しい挑戦を続けています。
製造現場・販売現場・本社機能など多様な働き方が存在する同社では、従業員一人ひとりの勤務実態を正確に把握し、安心して働ける環境づくりが重要なテーマとなっています。そこで同社が導入したのが、「Universal 勤次郎　就業管理」です。今回は、現場の実態に即した就業管理をどのように実現し、業務効率化や働き方の見える化につなげているのかを伺うため、滋賀県近江八幡市の本社を訪問しました。

山本様：
旧システムは勤次郎Enterpriseを使用していました。タイムレコーダーやiPadを使用した打刻やスケジュール登録、基本的な勤怠管理業務を行っておりました。
一方で、環境課題解決に向けた取り組みの一環としてペーパーレス化を進めておりましたが、弊社では休み希望やシフト希望、シフト表、残業時間の申請など、多くの業務を紙でやり取りしている状況でした。ペーパーレス化の観点に加え、個人情報管理の面でも、紙のシフト表は社外に個人情報が流出してしまうリスクがあり、改善したいと考えていました。

また、百貨店の店舗では更衣室と打刻場所が離れているケースが多く、更衣前に出勤打刻ができないという課題がありました。着替え時間を正しく勤務時間として扱うための方法を検討する必要がありました。
残業管理については、月45時間を超える前に「特別条項付き36協定に基づく延長通知書」の提出が必要であるものの、各部署で残業時間を十分に把握しきれておらず、人事部側で常に超過しそうな従業員がいないかを確認する必要がありました。45時間を超えそうな従業員がいる部署には、その都度人事部から連絡をしており、運用面での負担や管理の体制が課題でした。所属長が主体的に、かつ忘れずに確認できる体制が必要だと考えていました。

上野様：
旧システムからUniversal 勤次郎への移行を検討するにあたり、最も重視したのは、課題であったペーパーレス化を実現できる点でした。紙による申請や記録が管理側・従業員側ともに業務負荷となっていた中で、就業管理全体をデジタル化できることが、導入の大きな決め手になったと思います。

また、当社は食品会社のため、毎日の体温と健康チェックが必須ですが、こちらも紙で記録・管理しています。「Universal 勤次郎 健康管理」を併せて利用することで、体温管理もデジタル化でき、就業管理と健康管理を一体で運用できるシステムであるという点も移行を前向きに検討できた理由のひとつです。

山本様：
クラウドサービスであるUniversal 勤次郎に移行したことで、従業員は自分のスマートフォンから希望休の申請やシフト確認ができるようになりました。管理者側も、Universal 勤次郎上で集約されたシフト希望をもとにシフト作成ができるため、ペーパーレス化が進んだだけでなく、転記作業によるミスも防止できています。正確な公休残日数や勤務時間を双方が容易に確認できるようになり、管理・運用の負担軽減にもつながっています。

また、百貨店勤務の場合は更衣の前後に、出張、外出時にもスマホで打刻ができるようになりました。働く場所を問わず正確な勤務時間の把握が可能になっています。打刻時に位置情報も記録できるため、情報の信頼性が担保される点も評価しています。
残業や打刻等の申請についても、申請内容と理由をセットで記録できることで、後からの確認や行き違いが起こりにくくなりました。

さらに、残業の事前申告を電子的に行えたり、打刻時間から残業限度時間を自動算出し、アラームとして分かりやすく表示される仕組みは、長時間労働の抑制にもつながっています。
45時間を超えそうな従業員がいる部署の確認や、所属長への連絡の手間も削減されました。

山本様：
導入当初は、新しいシステムへの切り替えということもあり、現場で戸惑いが出ないか心配していましたが、実際には大きな混乱もなく、比較的スムーズに利用が進みました。
シフト作成の部分は「こんなに簡単に綺麗に作成できるんだ！」と感動している従業員もいました。
スマートフォンから直感的に操作できる点や、これまで紙で行っていた申請がそのまま置き換わる形だったため、現場にも受け入れられやすかったと感じています。
いつでもどこでもスマートフォンから申請できるようになった点は従業員からも好評です。現在は日々の打刻や各種申請も定着しており、従業員からの問い合わせも徐々に減っています。

山本様：
Universal 勤次郎は機能が充実しているため、今後はこの多岐にわたる機能を無駄なく活用していきたいと考えています。特に、現場で勤怠管理を担っている所属長にとって、勤怠業務は従業員の給与に直結する重要な業務です。日々の処理をより正確かつ安心して行えるよう、運用の工夫や活用の幅を広げていきたいと思っています。ユーザー向けのコミュニティサイトなどを通じて他社の活用事例を参考にしながら、自社でも取り入れられる点は積極的に反映していければと考えています。

Universal 勤次郎をご導入いただき、これまで課題となっていたペーパーレス化や、勤務時間の正確な把握を実現されているとのお話を伺い、大変嬉しく存じます。今後もUniversal 勤次郎をより有効にご活用いただけるよう、引き続きしっかりとサポートさせていただきます。お忙しい中、取材にご協力いただき誠にありがとうございました。

※掲載内容は2025年11月時点のものです。

編集：マーケティング戦略本部 導入事例制作担当